3-PRO-424 - CONTROL DE REGISTROS
1.- Propósito del documento
Los registros son un importante recurso organizacional, proveen la ruta primaria para la evidencia basados en verificación y trazabilidad, también demuestran conformidad con los requisitos del cliente, además que proveen eficacia al sistema de gestión de calidad en la organización.
2.- Términos y definiciones
TÉRMINO
Documento
Procedimiento
Manual de la Calidad
Registro
Especificación
DEFINICIÓN
Información y su medio de soporte
Forma especificada de llevar acabo una actividad o procedimiento
Documento que especifica el SGC de una Organización
Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desepeñadas
Documento que especifica los requerimientos
3.- Aplicación y
alcance
El alcance de este proceso abarca todos los registros generados por el sistema de gestión de calidad de nuestro OTEC así como los registros generados por subcontratistas o terceros. Los registros deben controlarse para que así la información que contienen sea fácilmente accesible, legible y mantenida adecuadamente. Este proceso funciona en conjunto con el 3-PRO-423 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.- Requerimientos
NCH2728:2015 Cláusula 4.2.4
4.1 Registros de la Calidad
Usualmente una forma en blanco se convierte en un registro cuando está completa. Este procedimiento aplica con documentos de nivel 5 por ejemplo formas, datos y certificados de conformidad, etc.
4.1 Jerarquía de la documentación
Nivel 1 POLITICA
y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Nivel 2 MANUAL DE LA CALIDAD
Nivel 3 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Nivel 4 INSTRUCTIVOS
Nivel 5 FORMULARIOS
Y REGISTROS
Nivel 6 DOCUMENTOS
EXTERNOS
4.3
Reponsabilidad
Este procedimiento aplica a cualquier documento del SGC y es seguido por el personal cuando corresponda.
5.0 Proceso - 5.1 recepción y emisión de un documento controlado
Los registros de
la calidad y las otras formas relevantes usadas por nuestra organización
para demostrar el alcance de conformidad y prueba de operación
efectiva del sistema de gestión de calidad son identificados. Como
parte de su identificación, los registros deben contener por lo
menos, pero no limitarse a: Titulo, número de referencia, fecha
de registro,cargo de la persona que preparó el registro y su correspondiente
aprobación de ser necesario.
Los documentos de archivo y datos retenidos con propósitos de conservación
o requerimientos legales son de ambas formas adecuadamente identificados.
5.2
Protección, almacenaje y recuperación de registros de la calidad
Los registros de
la calidad pueden existir, bien en copia impresa o formatos electrónicos.Aquellos documentos
que se encuentran bajo el control de nuestra organización se
almacenan en una carpeta en el PC de la organización, donde pueden
ser protegidos del deterioro físico, perdida y daños a
causa de condiciones ambientales. El respaldo electrónico de
la documentación podrá ser almacenada en una tecnología
de nube, como Dropbox, SkyDrive u otro proveedor adecuado, incluso un
DVD empleado como tecnología flash,o un Pen Drive, quedando a
criterio de la Dirección.
En el caso específico
de las actividades de capacitación bajo la modalidad franquicia
tributaria controlados por el SENCE, los registros correspondientes a la clase son almacenados en el server
del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo mediante la digitalización
de los mismos y el uso de herramientas biométricas basadas en
el software desarrollado por SENCE, por lo que dichos registros
permanecen en custodia y bajo la exclusiva responsabilidad del SENCE y el sistema que administra la plataforma.
Los registros de calidad deben ser etiquetados e indexados para su fácil recuperación y apropiada referencia. Dado que el SGC se encuentra montado sobre una plataforma HTML con enlaces del tipo hipertexto, la organización mantendrá una carpeta de registros en el computador central de la organización, la cual podrá estar en red o no; es en esta carpeta donde se almacenarán las actividades de capacitación efectivamente desarrolladas por el organismo.
5.3
Retención de Registros de la Calidad
Los registros de calidad deben ser retenidos de acuerdo con el periodo de retención definido por la autoridad competente. En el caso del SENCE, la retención es de tres años; en el caso del Servicio de Impuesto Internos es de seis años; los demás registros, es decir aquellos que no tienen relación con la autoridad competente y que solo atañen a la organización se guardarán por tres años.
5.4
Dispocisión de los Registros de la Calidad
Al vencimiento del periodo de retención, el área de calidad, dispondrá de dichos documentos de la calidad de manera apropiada de tal manera de eliminarlos de manera segura, de acuerdo a la siguiente pauta:
5.4.1. Documentos
tributarios (S.I.I.) En materia de control de los registros tributarios
y contables establece que la documentación deber guardarse durante
6 años, mientras estén vigentes los plazos de prescripción,
de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 200 del Código
Tributario, salvo en los casos que deba conservarse por un plazo mayor,
como ocurre cuando las anotaciones y antecedentes contables puedan servir
de base para la determinación de impuestos correspondientes a
periodos tributarios cuya revisión no se encuentre prescrita,
situación que se puede dar por ejemplo, tratándose de
arrastre de pérdidas y remanentes de crédito fiscal, de
utilidades no retiradas, de amortizaciones de bienes y otras situaciones
semejantes. En vista que no existe una documentación específica
respecto de los controles que debe mantener el contribuyente respecto
de la eliminación de la documentación y en este sentido
no es posible determinar con exactitud cuánto tiempo guardar
un determinado documento tributario, lo que siempre queda a criterio
del Servicio de Impuestos Internos, cada vez que se requiera eliminar
documentación fiscal se procederá consultando siempre
al S.I.I. tomando en consideración del Oficio N° 393, de
2005 y Oficio N° 164 de 1997, los cuales pueden ser bajados de la
página del servicio:
a) http://www.sii.cl/pagina/jurisprudencia/adminis/2005/otras/ja878.htm
b) http://www.sii.cl/pagina/jurisprudencia/adminis/1997/renta/feb04.htm
5.4.2 Documentos relacionados con la franquicia tributaria. Con la excepción de facturas, los documentos relacionados con las actividades del SENCE, pasado el periodo de tres a años, serán destruidos. Se levantantará un acta de destrucción la cual quedará almacenada en la carpeta denominada "eliminaciones"
5.4.3 Otros documentos: Los demás documentos podrán eliminarse pasado un periodo de 3 años. Cada vez que se eliminen documentos, se deberá levantar un acta de destrucción y esta deberá almacenarse en la carpeta denominada "eliminaciones". Si dicho registro no existiera, se entenderá que la organización ha determinado no destruir o eliminar ningún registro obsoleto hasta ese momento.
6.0
Diagrama de flujo del proceso
