3-PRO-423 - CONTROL DE DOCUMENTOS
1.- Propósito del documento
Definir el proceso para la creación, verificación, control, emisión y rectificación de toda la documentación en bienestar del sistema de gestión de la calidad.
2.- Términos y definiciones
TÉRMINO
Documento
Procedimiento
Manual de la Calidad
Registro
Especificación
DEFINICIÓN
Información y su medio de soporte
Forma especificada de llevar acabo una actividad o procedimiento
Documento que especifica el SGC de una Organización
Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desepeñadas
Documento que especifica los requerimientos
3.- Aplicación y
alcance
El alcance de este proceso abarca toda la documentación usada en nuestra OTEC incluyendo documentos de origen externo tales como especificaciones del cliente, estándares etc. que afectan la calidad de nuestros servicios. Este procedimiento trabaja en conjunto con el procedimiento 3-PRO-424 Control de Registros.
4.- Requerimientos
NCH2728:2015 Cláusula 4.2.3
4.1 Control de los documentos
El procedimiento "Control de los documentos" define los requerimientos para la realización del proceso relacionado con la documentación; debe ser supervisado para asegurar la calidad de este proceso. Los documentos que usualmente son controlados por este procedimiento incluye, pero no se limita a:
Manual de la Calidad
Política
Objetivos
de la calidad
Procedimientos Documentados
Instructivos
Documentos
de fuente externa
Los documentos controlados se identifican con un código y un nombre, y se construyen de acuerdo a las especificaciones que entrega el documento 4-INT-423-ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS, y en 5-REG-401-INDICE DE LOS DOCUMENTOS.
4.1 Jerarquía de la documentación
Nivel 1 POLITICA
y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Nivel 2 MANUAL DE LA CALIDAD
Nivel 3 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Nivel 4 INSTRUCTIVOS
Nivel 5 FORMULARIOS
Y REGISTROS
Nivel 6 DOCUMENTOS
EXTERNOS
4.3
Reponsabilidad
Este procedimiento
aplica a cualquier documento del SGC y es seguido por el personal cuando
corresponda.
4.4
Firma de autorización
Los documentos son redactados por el Representante de la dirección o por el Director, y se aprueba por el Director, notándose como evidencia de dicha redacción y de dicha aprobación la lectura del cargo en la parte superior del documento, donde se lee derechamente: "Redactado por el Representante de la Dirección" y "Aprobado por el Director". El Director se encarga de revisar y autorizar los documentos.
5.0 Proceso - 5.1 recepción y emisión de un documento controlado
La persona o departamento
iniciador, cuando sea aplicable, deberá indicar al área
de calidad la distribución de los documentos controlados para asegurar
que el documento está disponible y que es apropiado para el propósito
determinado. El departamento de calidad debe poner en marcha los siguientes
pasos cuando emiten un nuevo o ya revisado documento controlado.
El documento principal
será creado siguiendo con las instrucciones del 4-INT-423-ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS y almacenado en la carpeta o fichero correspondiente.
Los
documentos serán identificados en el índice del documento
principal denominado 5-REG-401-INDICE Y MODIFICACIONES. El índice deben indicar
lo siguiente: código del documento, título
del documento, Nº de revisión del documento,
fecha de la versión actual,(la cual corresponde a
la fecha de última modificación del documento),
número de las copias (si las hubiere, de no existir
copias, no será necesario agregar nada), la localización,
pero cuando el índice se encuentra en una plataforma HTML,
se puede eximir la obligación de registrar la localización,
ya que la misma puede ser reemplazada mediante un enlace de hipertexto.
Cuando se modifica
un documento, deberá registrarse un asiento con lo que se modificó,
hecho que quedará registrado en el mismo documentos que se
modifica en la sección revisiones al final de la página. El documento 5-REG-491 queda exento de emplear
la sección revisiones al final de la página, que que
bastará con el asiento de modificación en el mismo índice.
Si se emite una
copia controlada, la cual quedará guardada en la localización
enlistada en el índice del documento principal. Los documentos
controlados pueden ser emitidos a partes fuera de la organización,
en este caso la persona o departamento iniciador debe reportar su
distribución al área de calidad, quien generara la observación
correspondiente indicándolo en el mismo documento.
Cada copia controlada
debe ser manejada de manera electrónica en el computador de
la organización, en caso de la documentación generada
para registros, la misma será tratada de acuerdo al procedimiento
control de registros.
Solo las copias
de los documentos emitidos por medio del procedimiento anterior son
copias controladas. La última revisión de los documentos
se mantienen en la red interna o en el computador de la dirección
y están disponibles para los empleados aplicables a ellas.
Cualquier impresión o reproducción que se aparte del
presente procedimiento, será considerada como COPIA NO CONTROLADA.
Las copias electronicas del SGC subidas a servidores externos son
consideradas COPIAS NO CONTROLADAS.
5.2
Revisión de un documentos controlado
Los documentos controlados
pueden ser temporalmente modificados por personal autorizado a través
de un proceso de señalamiento. Esto incluye modificaciones escritas
a mano, inicialmente dotadas de fecha por la persona autorizada. El documento
será revisando y emitido en concordancia con los pasos del punto
5.1
5.3
Reclamación de un documentos controlado
Cuando un documento
controlado es revisado y posteriormente re-emitido, debe ser en concordancia
con la sección anterior 5.1.
- Todo documento
controlado no se re emite como nuevo documento hasta reclamación
previa, esto es seguir todo el procedimiento del punto 5.1
- Los documentos
obsoletos deben ser descartados de manera inmediata.
- Una copia del
documento obsoleto puede mantenerse como registro histórico
en la carpeta respectiva o en su defecto un acta atestando la destrucción.
Esta acta no requerirá ser promulagada en un formato específico,
bastará una nota aclaratoria al respecto.
- Como buena práctica
registral, todos los registros históricos deben ser marcados
como obsoletos junto con su nombre (o iniciales) y la fecha en la
cual la persona identifico el documento como obsoleto. Las copias
obsoletas deben ser conservadas en la red, en el pc en el cual se
almacena el SGC, o bien en un disco duro externo, o cualquier otro
medio de almacenamiento que la dirección, oportunamente disponga.
- Los registros
históricos son guardados con propósitos de configuración,
control y calidad.
5.4
Documentos externos
Copias de documentos
externos como estándares internacionales, documentos de cliente,
son verificados de manera periódica como revisión de rutina
del emisor. Se clasifican de acuerdo a su propia bibliografía,
título o código ISBN. Los documentos de origen externo,
pueden ser almacenados en formato digital o formato no digital (por ejemplo
en archivadores). Si son guardados en formato digital, se deben almacenar
en la carpeta del PC, visible y siempre disponible para su revisión.
5.6
Formas, formatos y registros
Las formas y formatos
deben ser atestadas por el encargado de la calidad y por el director mediante
la inclusión de las frases: "Redactado por el Representante
de la Dirección" y "Aprobado por el Director",
la fecha indicada evidencia el momento en que se autoriza su reproducciòn
y uso. Las formas están controlan con un código que comienza
con el numero 5, regido de las tres letras REG y con un número
que hace alusión al requisito que satisface. Se exceptua de esta
codidicación las formas denominadas (memorandos) cuyo objetivo de uso corresponde a ser un auxiliar de la comunicación
interna; así mismo, se exceptúa de la codificación
anterior, cualquier documentos que requiera ser enviado a clientes con
objetivos de marketing, incluso las guías de estudio y materiales,
podrían ser exceptuadas de esta codificación siempre que
en su redacción se haga mención a los requisitos correspondientes
al número de versión, fechas de aprobación y número
de pagina. Los materiales de estudio a quedar en poder de los participantes
y los memorandos, así como los folletos de marketing no se requieren
ser incluidos en el índice maestro.
5.7
Solicitud de cambio de documentos
- El funcionario
que solicita en cambio del documento deberá generar un memorando
interno y enviarlo por correo electrónico al encargado de la
calidad o entregarlo por mano. El memorando podrá ser redactado
en un documento de MS Word, o en Word OpenOffice y no requerirán
más formato que el que se indica a continuación.
- El memorando debe indicar
a. Nombre de
quien solicita
b. Nombre a quien solicita
c. Fecha del requerimiento
d. Motivo o razón (por ejemplo, cambio del documento xxx)
e. Referencia (si es que aplica)
f. Propósito, indicar claramente que es lo que se recomienda
cambiar en el documento en referencia, y los motivos por los cuales
se solicita este cambio.
g. El encargado de gestión tiene un plazo máximo de
5 días hábiles para responder la solicitud, de manera
positiva o negativa.
h. En caso de que el fundamento sea aceptado, el encargado de calidad
procederá a modificar el documento de acuerdo al 4-INT-423, tomando el cuenta el 3-PRO-423. Luego, deberá registrar la información de acuerdo al 3-PRO-424.
6.0
Diagrama de flujo del proceso
